Wyrobienie pieczątki to usługa błyskawiczna, realizowana w wielu przypadkach na miejscu. Sprzyja to częstemu korzystaniu z niej, zwłaszcza w przypadku nowo zakładanych przedsiębiorstw różnych branż. Choć wyrobienie pieczątki niesie z sobą pewne korzyści i warto się na nie zdecydować, to nie jest ono jednak koniecznie potrzebne, ani tym bardziej wymagane przez urzędy lub państwowe instytucje. W naszym krótkim omówieniu tego tematu podpowiadamy – dlaczego posiadanie pieczątki firmowej nie jest dziś obowiązującym wymogiem prawnym oraz dlaczego mimo to warto zaopatrzyć się w ten prosty i wielce użyteczny gadżet.
Obowiązkowa czy nie? Pieczątka w firmie
Według obecnie obowiązujących przepisów, dysponowanie pieczątka nie jest obowiązkiem w przypadku osób prowadzących własną działalność gospodarczą. Niezależnie czy mowa o przedsiębiorstwie usługowym, handlowym, produkcyjnym lub w jakiej branży się ono obraca – posiadanie pieczątki nie jest odgórnie narzucone przez polskie prawo.
Tym samym do załatwienia spraw w urzędach i instytucjach państwowych i samorządowych, nie ma konieczności posiadania pieczątki i stosowania jej w czasie sporządzania dokumentów. Urzędnicy nie mogą wymagać od nas, by pod składanymi dokumentami znajdowała się pieczątka. W miejscach, w których widnieje adnotacja „podpis i pieczęć” wystarczy złożenie samego podpisu, z krótkim wyjaśnienie w formie dopisku „brak pieczątki”.
Podpisany w taki sposób dokument posiada moc prawną i powinien być bez przeszkód procedowany. Nie trzeba w tym celu załączać dodatkowych pism, takich jak potwierdzenie lub oświadczenie o nie posiadaniu pieczątki.
Kiedy warto mieć pieczątkę?
Kiedy zainteresować się wyrobieniem pieczątki? Mimo to, posiadanie pieczątki przydaje się w czasie załatwiania innych spraw. Banki, firmy ubezpieczeniowe i pożyczkowe mogą wymagać od nas założenia pieczątki pod składanymi dokumentami. Wymóg ten wynika z ich wewnętrznych regulacji i przepisów. Oznacza to, że do złożenia np. wniosku kredytowego lub do założenia konta bankowego, musimy posiadać własną pieczątkę, a jej brak może być podstawą do odmówienia wykonania danej usługi. Niestety ale przepisy wewnętrzne mają pod tym względem pierwszeństwo.
Co powinno znajdować się na pieczątce?
Wyrobienie pierwszej pieczątki wymaga przede wszystkim określenia jaki wzorzec wykorzystamy oraz jakie dane zostaną na niej umieszczone. Nie ma pod tym względem odgórnie narzuconego schematu, a każda firma może zdecydować się na taki wzór pieczątki, jaki będzie jej odpowiadał. Najważniejsze dane na pieczątce to przede wszystkim numer REGON, a także: nazwa przedsiębiorstwa, adres jej siedziby, numer NIP, numer telefonu, adres email. W przypadku spółek posiadających wpis do KRS oraz osobowość prawną, na pieczątce mogą również umieścić informacje o numerze wpisu.
Ponadto na pieczątce mogą znaleźć się informacje dodatkowe, takie jak adres strony internetowej, logotyp danej firmy lub numer faxu. W trakcie ustalania wzoru pieczątki warto pamiętać, że nie powinna zawierać zbyt wielu informacji. Ich nadmiar może uczynić pieczątkę mało czytelną, a przy okazji zaciemnić jej obraz w trakcie odbijania. Najlepszym rozwiązaniem jest wybór wzoru, na którym wszystkie informacje będą schludnie skomponowane i czytelnie wyeksponowane.
Sprawdź również >> Jakie są rozmiary pieczątek?